Comment manager de loin

Comment manager de loin

La gestion d'une seule équipe est souvent une responsabilité suffisante - la supervision d'un certain nombre d'équipes dans un éventail de pays nécessite donc une planification et une maintenance constantes. Les différences culturelles, les barrières linguistiques, un manque général de direction et de travail en équipe sont autant d'obstacles potentiels pour les dirigeants qui dirigent des équipes dans différents lieux.

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En adhérant à un certain nombre de pratiques clés, il est plus facile pour chacun de travailler sans heurts, où qu'il se trouve dans le monde. Ce conseil s'applique à ceux qui gèrent les équipes dans différents bureaux, régions et même pays. 

Voici 6 de ces pratiques clés: 

1. Priotisez la personnalité 

Certaines personnes ont besoin de pouvoir contacter leur supérieur à tout moment pour se sentir en sécurité et satisfaites. C'est une préoccupation que vous, en tant que gestionnaire, ne pouvez pas satisfaire à distance. Vous devez en tenir compte lorsque vous recrutez pour vos équipes individuelles. 

Essayez de trouver des candidats qui sont motivés, fiables, indépendants et communicatifs. Vous devez vous concentrer tout autant sur la bonne personnalité dans le processus de recrutement que sur les compétences et l'expertise. "Les compétences peuvent être apprises et maîtrisées, ce qui souvent ne s'applique pas à la personnalité et au caractère", explique Matthew Dickason dans Prioritising personality in your hiring process. 

Il est également important de s'assurer que vos employés utilisent leur temps efficacement et n'abusent pas de la liberté d'un responsable à distance en étant "hors du bureau" sans raison ou avertissement. Si vous ne savez pas où se trouve votre personnel, vous risquez de perdre du temps et de l'argent, tout en nuisant aux performances et à l'image de votre entreprise. 

2. Utilisez des outils pour une communication plus fluide 

La communication est cruciale et les bons outils sont importants pour que chacun puisse facilement prendre contact et obtenir les informations dont il a besoin au moment voulu. Cela signifie que des outils comme Skype, Yammer, Sqwiggle et Google Hangouts peuvent aider à organiser des réunions en ligne et des chats vidéo. 

Il s'agit de solutions gratuites ou peu coûteuses qui maintiennent la communication ouverte et fluide ; il suffit de s'assurer que tout le monde y a accès et sait comment utiliser les outils. Pour ce faire, vous appliquez une procédure d'embarquement et de formation correcte lorsqu'un nouvel employé rejoint l'équipe. 

"Soutenir les talents avec les bons outils, en particulier en fournissant la bonne technologie et la bonne formation pour devenir encore plus productif, est essentiel si vous voulez gagner le jeu de la productivité", déclare notre PDG, Alistair Cox. 

Il est judicieux de toujours encourager les travailleurs à distance à communiquer régulièrement entre eux pour échanger des idées, partager leurs expériences (bonnes et mauvaises) et avoir le sentiment de faire partie d'un tout plus grand. Les outils de communication en ligne sont bons pour cela, mais la communication directe est bien meilleure, alors assurez-vous que vos équipes ont accès aux deux. La communication verbale, contrairement au courrier électronique, réduit également les malentendus. 

3. Établissez une vision collective 

Il ne faut pas dire qu'il est important pour votre équipe de comprendre les objectifs de l'entreprise. C'est l'une de vos principales responsabilités en tant que chef d'équipe. Alistair Cox identifie deux étapes clés pour assurer une vision collective: premièrement, ne pas travailler de manière isolée, et deuxièmement, simplifier la vision. 

Les différences linguistiques peuvent contribuer à simplifier la vision en vous obligeant à communiquer simplement et clairement, mais cela peut également s'appliquer lorsqu'il ne s'agit pas de différences linguistiques. Si la vision est cohérente et constante, les objectifs correspondront plus facilement entre les équipes. 

Deuxièmement, et cela s'appuie sur le point précédent, la communication doit être encouragée autant que possible. Que ce soit entre les équipes, entre vous et elles ou même entre d'autres départements de l'entreprise et elles, ces conversations favorisent la compréhension du fonctionnement de l'entreprise par vos employés. 

Assurez-vous que votre équipe comprend la vision et les objectifs, mais aussi que vous êtes sensible et réceptif à leurs méthodes de travail individuelles. Par exemple, certains employés veulent compter sur vous et votre équipe pour obtenir des conseils plus que d'autres. Faites le nécessaire pour que chacun se sente compétent et épanoui. 

4. Ne parlez pas seulement du travail 

Lorsque vous communiquez avec des travailleurs à distance, vous pouvez rapidement ne parler que de travail, mais quelle que soit l'importance - parfois cela est la seule chose importante - il est bon de parler de leur vie personnelle et de leurs intérêts tels que les sports, les activités ou autres passe-temps. Il peut parfois être difficile d'établir une relation solide avec des personnes avec lesquelles vous ne travaillez pas tous les jours ou même toutes les semaines, mais il est important de connaître personnellement votre équipe pour établir une relation qui contribuera sans aucun doute à un plus grand sentiment de satisfaction et à une plus grande productivité. 

Cela signifie également que vous devez vous tenir au courant de l'actualité dans leur pays et comprendre leurs nuances ou habitudes culturelles pertinentes. Montrez-leur que vous êtes intéressé et que vous vous souciez d'eux. Si vous parvenez à établir de bonnes relations avec les travailleurs à distance, cela remontera le moral, vous permettra de vous entretenir plus rapidement des problèmes et favorisera une approche plus collaborative. 

5. Déléguez autant que possible 

Si vous gérez plusieurs équipes dans plusieurs endroits, il est probable qu'il vous sera impossible de participer à tous les aspects de leur journée de travail. C'est pourquoi la délégation est en fait très importante pour tous les dirigeants pour ceux qui ont des employés répartis dans plusieurs bureaux. 

Attendez de comprendre le rôle de chacun et la place qu'il occupe dans l'entreprise avant de répartir les tâches. Vous ne voulez pas gâcher l'atmosphère en demandant accidentellement aux employés de travailler en dehors de leur autorité. 

Il peut être tentant de gérer des équipes par soi-même, mais dans ces circonstances, c'est peu probable, alors essayez de déléguer cette responsabilité autant que possible. Cela renvoie au deuxième point concernant une vision collective; s'assurer que tout le monde comprend votre vision afin de ne pas avoir à envoyer constamment des rappels. 

6. Soyez sensible aux conflits d'horaires 

Enfin, il peut être utile d'être sensible au décalage horaire entre votre bureau et l'endroit où se trouve l'équipe distante, mais c'est une chose à laquelle vous devez constamment penser lorsque vous planifiez des délais ou que vous passez des appels téléphoniques. 

Un appel téléphonique spontané peut sembler une bonne idée pour vous à 17h depuis Anvers, mais si votre équipe à distance est en Inde, elle n'appréciera pas, quel que soit son dévouement. En pratique, cela signifie que vous devez penser à un moment idéal pour les deux parties, généralement pendant les heures de travail, même si cela ne vous convient pas vraiment. 

Une dernière remarque 

Il est toujours difficile de gérer des équipes dans différents bureaux, régions ou pays, et vous pouvez trouver qu'il faut du temps pour affiner votre méthode de travail. 
Le fait d'être suffisamment éloigné donne à vos équipes un sentiment d'autonomie et d'engagement, ce qui les rend heureuses et productives. Cependant, il s'agit d'un équilibre difficile à trouver. Mais il est souhaitable que les conseils ci-dessus servent de point de départ pour que vous puissiez découvrir ce qui fonctionne le mieux pour vous et votre équipe. 

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