Over de organisatie

Onze klant is een internationale speler actief binnen de technische en industriële sector, met een sterke reputatie in kwaliteit en innovatie. De Belgische site bevindt zich in Mechelen en bestaat uit een compact team met hoge anciënniteit en een uitgesproken collegiale cultuur.

De organisatie werkt nauw samen met het internationale hoofdkantoor, waar de strategische lijnen worden bepaald. Lokale medewerkers krijgen veel autonomie , vertrouwen en ruimte voor initiatief. Door de combinatie van technische profielen, ingenieurs en ondersteunende functies is dit een werkomgeving met veel variatie, inhoud en dynamiek.

In deze context zoekt men een HR & Office Manager die een brede en operationele rol opneemt, met verantwoordelijkheid over HR‑administratie, office & facility, leveranciersbeheer en ondersteuning van interne stakeholders.

Jouw nieuwe functie

Als HR & Office Manager ben jij het centrale aanspreekpunt voor medewerkers, het management en externe partners. Je combineert operationele HR‑taken met office‑ en facilityverantwoordelijkheden, en werkt nauw samen met internationale collega’s.

Je bent de persoon die overzicht bewaart, prioriteiten stelt, schakelt tussen uiteenlopende taken en zorgt dat alle interne processen vlot verlopen.

Jouw verantwoordelijkheden omvatten onder meer:

HR-administratie & payrollsupport

• Verwerken en opvolgen van payroll in samenwerking met SD Worx
• Beheer van HR Self Service (afwezigheden, gegevensupdates)
• Controleren van overuren (techniekers) aangeleverd door het externe boekhoudkantoor
• Voorbereiding van loonadministratie en manuele uitbetaling van salarissen (op vraag HQ)
• Opmaak van arbeidsovereenkomsten, addenda en sociale documenten
• Aanspreekpunt voor medewerkers rond payroll, HR‑procedures en administratieve vragen
  

Office & facility management

• Aansturen en opvolgen van de poetsploeg
• Bestellen en beheren van IT‑materiaal
• Voorraadbeheer, kantoorbenodigdheden en algemene facilitaire ondersteuning
• Organiseren van interne events en medewerkersinitiatieven
• Onthaal en algemene kantoorondersteuning

Leveranciersbeheer & voorbereidende boekhouding

• Verwerken van inkomende facturen via een software‑platform
• Voorbereiding van betalingen en opvolging van goedkeuringen door het management
• Contact houden met leveranciers en partner
• Beheer van fleet en verzekeringen

Stakeholdermanagement & communicatie

• Nauwe samenwerking met het management, techniekers, engineeringteams en internationale stakeholders
• Duidelijke en diplomatische communicatie naar interne teams
• Actieve rol in optimalisatie van processen, procedures en interne samenwerking
  
  

Jouw profiel

Voor deze rol zoeken we een administratief sterke, assertieve en hands‑on professional die zich thuis voelt in een technische omgeving met veel variatie.

Wat breng je mee?

• Minstens 3 tot 5 jaar ervaring in HR-administratie, payrollsupport, office management of facility
• Sterke organisatorische vaardigheden en vlotte administratie
• Assertiviteit, verantwoordelijkheidsgevoel en vermogen om zelf initiatief te nemen
• Diplomatie en maturiteit in de samenwerking met verschillende profielen (techniekers, ingenieurs, management)
• Comfort met cijfers en basiskennis van facturatie of boekhouding
• Je schakelt snel tussen taken en houdt overzicht in een brede rol
• Een medior profiel dat graag verder groeit in HR & Office
• Goede kennis van het Engels

De arbeidsvoorwaarden

Je kan rekenen op:

• Een gevarieerde functie met verantwoordelijkheid, afwisseling en autonomie
• Een internationale context met samenwerking over landen heen
• Een organisatie met hoge anciënniteit en sterke loyaliteit
• Mogelijkheid om initiatieven en verbeteringen zelf aan te brengen
• Een omgeving waar jouw rol impact heeft op de volledige lokale vestiging

Solliciteer direct op deze vacature

Ben jij klaar om een sleutelrol op te nemen als Payroll Officer binnen een dynamisch team in Mechelen en actief bij te dragen aan de verdere groei van een mensgerichte organisatie? Solliciteer vandaag nog en bouw mee aan een efficiënte en kwalitatieve HR‑werking. Aarzel zeker niet om je CV te uploaden of contacteer Myriam Warson op het nummer 0498 17 67 36. Is deze job niet helemaal wat je zoekt, maar ben je wel op zoek naar een nieuwe functie? Aarzel niet om ons te contacteren voor een vertrouwelijk gesprek over je carrièremogelijkheden.

#LI-DNI