Een team leiden vanop afstand

Een team leiden vanop afstand

Het managen van één team is al vaak een verantwoordelijkheid, dus toezicht houden op een aantal teams in verschillende kantoren, of zefs landen, vereist een constante planning en onderhoud. Culturele verschillen, taalbarrières, een algemeen gebrek aan leiding en teamverband zijn allemaal mogelijke obstakels voor managers die teams op verschillende locaties leiden.

Een team leiden vanop afstand - Hays.be

Door vast te houden aan een aantal belangrijke praktijken is het makkelijker om iedereen vlot te laten werken, waar ter wereld ze zich ook bevinden. Dit advies is van toepassing op degenen die de een team leiden met medewerkers in verschillende kantoren, regio's of zelfs landen. 

6 tips voor een team leiden vanop afstand

1. Priotiseer persoonlijkheid 

Sommige mensen moeten voortdurend bij hun baas terecht kunnen om zich veilig en tevreden te voelen. Dit is een zorg waar u als manager op afstand niet aan kunt voldoen. U moet hier rekening mee houden bij het rekruteren voor uw afzonderlijke teams

Probeer kandidaten te vinden die zelfmotiverend, betrouwbaar, onafhankelijk en communicatief zijn. U moet bij het wervingsproces net zoveel focussen op de juiste persoonlijkheid alsook op vaardigheid en expertise. “Skills kunnen worden aangeleerd en beheerst, wat vaak niet geldt voor persoonlijkheid en karakter”, zegt Matthew Dickason in Prioritising personality in your hiring process. 

Het is ook belangrijk om erop te vertrouwen dat uw werknemers hun tijd efficiënt benutten en de vrijheid van een manager op afstand niet misbruiken door zonder reden of waarschuwing ‘out of office’ te zijn. Als u niet weet waar uw personeel is, riskeert u tijd- en geldverlies, terwijl het ook de prestaties en het imago van uw onderneming kan beschadigen. 

2. Gebruik tools voor een vlottere communicatie 

Communicatie is cruciaal en de juiste tools zijn belangrijk om ervoor te zorgen dat iedereen makkelijk contact kan opnemen en de informatie kan verkrijgen wanneer dat nodig is. Dat betekent dat tools zoals Skype, Yammer, Sqwiggle en Google Hangouts kunnen helpen bij online meetings en videochats. 

Dit zijn gratis of goedkope oplossingen waarmee communicatie open en vloeiend blijft; zorg er wel voor dat iedereen toegang heeft en weet hoe ze de tools moeten gebruiken. Dit doet u door een correcte onboarding en training toe te passen wanneer er een nieuwe werknemer bij het team komt. 

“Talent ondersteunen met de juiste tools, vooral de juiste technologie en training voorzien om nog productiever te worden, is essentieel als je het productiviteitsspel wil winnen”, zegt onze CEO, Alistair Cox. 

Het is slim om afstandswerkers altijd aan te moedigen om geregeld met elkaar te communiceren om ideeën uit te wisselen, ervaringen (goede en slechte) te delen, en zich als deel van een groter geheel te voelen. Tools voor online communicatie zijn hier goed voor, maar rechtstreeks is veel beter, dus zorg dat je teams toegang hebben tot beide. Verbale communicatie zorgt, in tegenstelling tot e-mail, ook voor minder misverstanden. 

3. Zorg voor een collectieve visie 

Het moet niet gezegd worden dat het belangrijk is dat uw team de bedrijfsdoelstellingen begrijpt. Dit is één van uw hoofdverantwoordelijkheden als teamleider. Alistair Cox stelt twee sleutelstappen vast om voor een collectieve visie te zorgen: ten eerste niet afgezonderd werken, en ten tweede de visie vereenvoudigen. 

Taalverschillen kunnen de visie mee vereenvoudigen omdat ze u dwingen om alles eenvoudig en duidelijk te communiceren, maar dit kan ook toegepast worden wanneer het niet gaat om taalverschillen. Als de visie coherent en consistent is, zullen doelstellingen gemakkelijker overeenkomen tussen de teams. 

Ten tweede, en dit bouwt verder op het vorige punt, moet communicatie zo veel als mogelijk aangemoedigd worden, zij het tussen teams, tussen u en hen of zelfs tussen andere departementen binnen het bedrijf en hen. Zulke gesprekken bevorderen het inzicht van uw werknemers in de werking van het bedrijf. 

Zorg dat uw team de visie en doelen begrijpt, maar ook dat u gevoelig en ontvankelijk bent voor hun individuele werkmethoden. Sommige werknemers willen bijvoorbeeld meer dan andere dat ze op u en uw team kunnen steunen voor advies. Doe het nodige om iedereen zich competent en voldaan te doen voelen. 

4. Praat niet enkel over het werk 

Wanneer u communiceert met afstandswerkers kan u snel enkel over werk praten, maar hoe belangrijk dat ook is – soms is dat het enige belangrijke – is het een goed idee om te kletsen over hun persoonlijke leven en interesses zoals sport, activiteiten of andere hobby’s. Soms kan het moeilijk zijn om een stevige relatie te bouwen met mensen met wie u niet elke dag of zelfs elke week werkt, maar uw team persoonlijk leren kennen is belangrijk om een relatie te bouwen die ongetwijfeld bijdraagt aan een groter gevoel van voldoening en een hogere productiviteit. 

Dit bekent ook dat u op de hoogte moet blijven van het nieuws in hun land en hun relevante culturele nuances of gebruiken moet begrijpen. Toon hen dat u geïnteresseerd bent en dat u iets om hen geeft. Als u een goede relatie kan opbouwen met afstandswerkers, geeft dat een boost aan de moraal, spreken ze u sneller aan over problemen en bevordert u een meer collaboratieve aanpak. 

5. Delegeer zoveel als mogelijk 

Als u meerdere teams op meerdere locaties managet, wordt het waarschijnlijk onmogelijk om betrokken te zijn bij elk aspect van hun werkdag. Daarom is delegeren eigenlijk voor alle leiders bijzonder belangrijk voor degenen met werknemers verspreid over verschillende kantoren. 

Wacht tot u iedereens rol begrijpt en hoe ze in het bedrijf passen voordat u taken verdeelt. U wil de sfeer niet verpesten door per ongeluk werknemers te vragen om buiten hun bevoegdheden te werken. 

Het kan verleidelijk zijn om teams op uzelf te managen, maar onder deze omstandigheden is dat weinig waarschijnlijk, dus probeer die verantwoordelijkheid zoveel mogelijk te delegeren. Dit koppelt terug aan het tweede punt over een collectieve visie: ervoor zorgen dat iedereen uw visie begrijpt zodat u niet constant reminders moet uitsturen. 

6. Wees gevoelig voor uurroosterconflicten 

Ten laatste is het misschien een klein punt om gevoelig te zijn voor tijdsverschillen tussen uw kantoor en de locatie van het afstandsteam, maar het is iets waaraan u constant moet denken wanneer u deadlines of telefoontjes inplant. 

Een spontaan telefoongesprek lijkt misschien een goed idee voor u om 17u vanuit Antwerpen, maar als uw afstandsteam in India zit, zullen ze dat niet appreciëren, hoe toegewijd ze ook zijn. In de praktijk betekent dit dat u aan een ideaal moment beide partijen moet denken, meestal tijdens werkuren, zelfs als dat minder goed past voor u. 

Een laatste opmerking 

Een team leiden waarvan de mensen in verschillende kantoren, regio’s of landen zitten, is altijd lastig, en u ondervindt misschien wel dat er tijd nodig is om uw werkmethode te verfijnen. 

Uw teams een gevoel van autonomie én betrokkenheid geven, waardoor ze tevreden en productief werken, terwijl zij op afstand zijn, dat is een moeilijke balans om te vinden. Maar hopelijk dient het bovenstaande advies als startblok zodat u kan ontdekken wat het beste werkt voor u en uw team.

Meer tips voor managen vanop afstand

Vous recrutez

Op zoek naar kandidaten?

Wij geloven dat de juiste persoon een organisatie kan veranderen. 

sfmc contact blok

Neem contact met mij op

Heeft u een vraag of opmerking? Wij nemen graag contact met u op.
  •  
    Met het versturen van dit formulier geeft u aan op de hoogte te zijn van ons privacybeleid welke uitlegt wat wij met uw persoonsgegevens doen.
 

Block volg hays op social

Volg ons op social

Volg Hays op LinkedIn - Hays.be
Volg Hays op Facebook - Hays.be
Volg Hays op Instagram - Hays.be
Volg Hays op Youtube - Hays.be